File XPS Là Gì? Giải Mã Định Dạng Tài Liệu Ít Người Biết
File Xps Là Gì? Đây có lẽ là câu hỏi của không ít người khi vô tình bắt gặp định dạng file này. Trong thời đại số hóa hiện nay, việc trao đổi tài liệu điện tử đã trở nên quá quen thuộc, với PDF là định dạng phổ biến nhất. Tuy nhiên, bên cạnh PDF, vẫn còn tồn tại một định dạng khác mang tên XPS, tuy không nổi tiếng bằng nhưng vẫn sở hữu những ưu điểm riêng. Bài viết này của Hải Vi IT sẽ giúp bạn giải mã tất tần tật về file XPS, từ khái niệm, lịch sử ra đời, ưu nhược điểm, cho đến cách sử dụng và tương lai của nó.
XPS, viết tắt của XML Paper Specification, là một định dạng file tài liệu cố định được phát triển bởi Microsoft, tương tự như PDF. Ra đời như một giải pháp thay thế cho PDF, XPS được kỳ vọng sẽ mang lại trải nghiệm in ấn và chia sẻ tài liệu tốt hơn. Về cơ bản, file XPS lưu trữ bố cục, định dạng và nội dung của tài liệu dưới dạng một bản sao kỹ thuật số, đảm bảo rằng tài liệu sẽ hiển thị giống nhau trên mọi thiết bị, bất kể phần mềm hay hệ điều hành.
Lịch Sử Ra Đời Và Phát Triển Của File XPS
Được giới thiệu lần đầu tiên cùng với Windows Vista và .NET Framework 3.0 vào năm 2006, XPS từng được Microsoft kỳ vọng sẽ trở thành đối thủ cạnh tranh trực tiếp với PDF của Adobe. Microsoft đã tích hợp sẵn khả năng tạo và xem file XPS vào hệ điều hành Windows, đồng thời cung cấp miễn phí bộ công cụ XPS Essentials Pack cho các phiên bản Windows cũ hơn. Tuy nhiên, sau hơn một thập kỷ, XPS vẫn chưa thể vượt qua cái bóng quá lớn của PDF và dần trở nên ít phổ biến hơn.
Lịch Sử Phát Triển Của Định Dạng File XPS Từ Năm 2006 Đến Nay
Ưu Điểm Của File XPS
- Giữ Nguyên Định Dạng: Tương tự như PDF, file XPS giữ nguyên định dạng, bố cục, font chữ và hình ảnh của tài liệu gốc, đảm bảo tính nhất quán khi hiển thị trên các thiết bị khác nhau.
- Bảo Mật: File XPS hỗ trợ chữ ký số và mã hóa, giúp bảo vệ tài liệu khỏi truy cập trái phép và đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung.
- Tích Hợp Sẵn Trên Windows: Windows Vista trở lên đều tích hợp sẵn trình xem XPS Viewer, cho phép người dùng dễ dàng xem file XPS mà không cần cài đặt thêm phần mềm.
- In Ấn Chính Xác: XPS được thiết kế để tối ưu hóa cho việc in ấn, đảm bảo bản in ra sẽ giống hệt với bản hiển thị trên màn hình.
Nhược Điểm Của File XPS
- Ít Phổ Biến: So với PDF, XPS ít được sử dụng và hỗ trợ rộng rãi hơn. Điều này có thể gây khó khăn khi chia sẻ tài liệu với người dùng không sử dụng Windows hoặc không có phần mềm hỗ trợ XPS.
- Khả Năng Tương Thích Hạn Chế: Không phải tất cả các trình duyệt web và ứng dụng văn phòng đều hỗ trợ định dạng XPS.
- Chỉnh Sửa Khó Khăn: Việc chỉnh sửa file XPS thường phức tạp hơn so với PDF, đòi hỏi phải có phần mềm chuyên dụng.
“Tôi nhớ có lần phải in gấp một tài liệu quan trọng cho cuộc họp, nhưng máy in ở văn phòng lại gặp vấn đề với file PDF,” chuyên gia công nghệ Nguyễn Văn An, hiện đang làm việc tại một công ty phần mềm tại Hà Nội, chia sẻ. “May mắn thay, tôi đã lưu một bản sao dưới dạng XPS. Nhờ vậy, tôi đã in được tài liệu một cách hoàn hảo, giữ nguyên định dạng và bố cục ban đầu, cứu nguy cho tôi khỏi một tình huống khó xử.”
Cách Mở Và Đọc File XPS
Trên Windows
Như đã đề cập, Windows Vista trở lên đều tích hợp sẵn trình xem XPS Viewer. Để mở file XPS, bạn chỉ cần nhấp đúp vào file, hoặc click chuột phải chọn “Open with” > “XPS Viewer”.
Trên macOS
macOS không hỗ trợ XPS mặc định. Người dùng cần cài đặt phần mềm bên thứ ba như “NiXPS View” hoặc sử dụng các công cụ chuyển đổi trực tuyến để xem file XPS.
Trên Thiết Bị Di Động
Hiện tại, có rất ít ứng dụng hỗ trợ xem file XPS trực tiếp trên thiết bị di động. Giải pháp phổ biến là chuyển đổi XPS sang PDF trước khi xem.
Cách Tạo File XPS
Sử Dụng Tính Năng “Microsoft XPS Document Writer”
- Mở tài liệu bạn muốn chuyển đổi sang XPS.
- Chọn “File” > “Print”.
- Trong danh sách máy in, chọn “Microsoft XPS Document Writer”.
- Nhấp vào nút “Print”.
- Chọn vị trí lưu file và đặt tên cho file XPS.
- Nhấp vào nút “Save”.
Hướng Dẫn Tạo File XPS Bằng Microsoft XPS Document Writer Trên Windows
Sử Dụng Phần Mềm Bên Thứ Ba
Ngoài “Microsoft XPS Document Writer”, bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm bên thứ ba như:
- PrimoPDF: Phần mềm miễn phí cho phép tạo file XPS và PDF từ bất kỳ ứng dụng nào có thể in.
- Bullzip PDF Printer: Một lựa chọn khác cho phép tạo file XPS, PDF và các định dạng hình ảnh khác.
Cách Chuyển Đổi File XPS Sang PDF
Do tính phổ biến của PDF, việc chuyển đổi XPS sang PDF thường xuyên được thực hiện. Dưới đây là một số cách:
Sử Dụng Công Cụ Chuyển Đổi Trực Tuyến
Có rất nhiều website cho phép chuyển đổi XPS sang PDF miễn phí, chẳng hạn như:
- Convertio: Hỗ trợ nhiều định dạng file, bao gồm cả XPS và PDF.
- Zamzar: Một công cụ chuyển đổi trực tuyến lâu đời và uy tín.
- CloudConvert: Cho phép chuyển đổi file từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cả lưu trữ đám mây.
Sử Dụng Phần Mềm Chuyên Dụng
- XPS Annotator: Phần mềm này không chỉ cho phép xem và chú thích file XPS mà còn có thể chuyển đổi sang PDF.
- Adobe Acrobat Pro: Phần mềm chỉnh sửa PDF chuyên nghiệp của Adobe cũng hỗ trợ chuyển đổi XPS sang PDF.
“Trong quá trình làm việc, tôi thường xuyên nhận được các file tài liệu kỹ thuật dưới dạng XPS từ đối tác,” bà Lê Thị Mai, kỹ sư phần mềm tại một công ty công nghệ thông tin ở Đà Nẵng, cho biết. “Để thuận tiện cho việc lưu trữ và chia sẻ trong nội bộ công ty, tôi thường sử dụng các công cụ chuyển đổi trực tuyến để chuyển chúng sang định dạng PDF, vốn được hỗ trợ rộng rãi hơn trên các thiết bị và phần mềm mà chúng tôi sử dụng.”
Tương Lai Của File XPS
Mặc dù không thể cạnh tranh với PDF về mức độ phổ biến, XPS vẫn có chỗ đứng nhất định trong một số lĩnh vực, đặc biệt là trong các doanh nghiệp sử dụng hệ sinh thái Microsoft. Tuy nhiên, với sự phát triển của các công nghệ web và định dạng tài liệu mở, tương lai của XPS vẫn còn là một dấu hỏi lớn. Có thể, XPS sẽ dần trở thành một định dạng “ngách” (niche format), được sử dụng trong các trường hợp đặc biệt yêu cầu tính bảo mật cao hoặc in ấn chính xác tuyệt đối.
Kết Luận
File XPS là gì? Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có câu trả lời thỏa đáng. Dù không phổ biến như PDF, file XPS vẫn là một định dạng tài liệu hữu ích trong một số trường hợp nhất định. Việc hiểu rõ về XPS, ưu nhược điểm, và cách sử dụng nó sẽ giúp bạn linh hoạt hơn trong việc xử lý các loại tài liệu điện tử khác nhau, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và học tập. Nếu bạn còn thắc mắc về file XPS, đừng ngại để lại bình luận bên dưới, Hải Vi IT luôn sẵn sàng giải đáp!
